KLACHTENREGELING

ECM DIALOOG B.V.

Inhoud

Artikel 1: begripsbepalingen.

Artikel 2: de Klachtencommissie.

Artikel 3: indienen van een klacht

Artikel 4: behandeling van een klacht

Artikel 5: uitspraak van de Klachtencommissie

Artikel 6: door de directie op te leggen maatregelen

Contactgegevens

Berisping 19-03-2019

KLACHTENREGELING ECM DIALOOG B.V.

Artikel 1: begripsbepalingen

Derden:

Degenen die, ofschoon geen opdrachtgever, een gegronde reden hebben om een klacht in te dienen tegen een bij de ECM dialoog aangesloten werknemer, over het beroepsmatig handelen van de werknemer.

Directie:

Leidinggevend orgaan van ECM dialoog.

Klacht:

Een per e-mail geuit bezwaar over het handelen of nalaten van de werknemer van ECM dialoog in het kader van de relatie.

Klachtencommissie:

De door ECM dialoog ingestelde commissie, die is belast met het onderzoeken en beoordelen van klachten.

Klager:

De klant of de derde die zich met een klacht over een werknemer van ECM dialoog tot

de Klachtencommissie wendt.

Opdrachtgever:

Degene die (de medewerker van) ECM dialoog een opdracht heeft verstrekt.

Secretariaat:

Het secretariaat van ECM dialoog.

Vertrouwenspersoon:

Een voor de medewerker beschikbaar vertrouwenspersoon die de medewerker (informeel) bijstaat ten tijde van de klachtenprocedure.

Artikel 2: de Klachtencommissie

2.1 De leden van de Klachtencommissie worden benoemd, geschorst en ontslagen door de directie van ECM dialoog.

2.2 De Klachtencommissie bestaat uit tenminste 3 en ten hoogste 5 leden. De door de directie van ECM dialoog als zodanig aangewezen voorzitter van de Klachtencommissie onderhoudt geen directe relatie met de directie van ECM dialoog. De overige leden van de Klachtencommissie zijn betrokkenen uit het werkveld van ECM dialoog.

2.3 Bij afwezigheid van de voorzitter wijzen de andere leden een plaatsvervangend voorzitter aan.

2.4 Bij ontstentenis van een lid kan de Klachtencommissie niettemin oordelen over klachten, mits de klacht wordt behandeld en beoordeeld door ten minste 2 leden. Bij langdurige ontstentenis kan de directie van ECM dialoog een tijdelijk lid benoemen.

2.5 Het lidmaatschap van de Klachtencommissie eindigt door

1. Overlijden van het lid;
2. Opzegging door het lid;
3. Opzegging door de directie wegens het door het lid kennelijk op onvoldoende wijze vervullen van de functie of verwaarlozing van de taak;
4. Opzegging door de directie om redenen op grond waarvan handhaving van het lid redelijkerwijs niet van ECM dialoog kan worden verlangd.

2.6 Indien de onafhankelijkheid van een lid van de Klachtencommissie in een voorkomend geval in het gedrang komt, maakt het lid daarvan onverwijld melding aan de overige leden van de Klachtencommissie en zal het lid geen bemoeienis hebben met de behandeling van de betreffende klacht op welke wijze dan ook. Het lid neemt derhalve geen deel aan en is niet aanwezig bij beraadslagingen over de betreffende klacht. In dergelijke gevallen zal de Klachtencommissie de directie verzoeken voor de behandeling van deze specifieke klacht een tijdelijk lid te benoemen voor zover de commissie in dat geval uit minder dan 3 leden bestaat.

2.7 Vergaderingen en hoorzittingen van de Klachtencommissie zijn besloten. De door de Klachtencommissie vervaardigde aantekeningen en verslagen van vergaderingen en hoorzittingen worden niet aan klager en de beklaagde medewerker, noch aan derden verstrekt.

2.8 De Klachtencommissie zorgt ervoor dat zowel klager als de beklaagde medewerker steeds zoveel mogelijk gelijkelijk en gelijktijdig geïnformeerd wordt.

2.9 De kosten van de instandhouding Klachtencommissie worden gedragen door ECM dialoog.

De Klachtencommissie kan zich, ter wille van de kwaliteit van haar oordeelsvorming, laten bijstaan door één of meer deskundigen. De daaraan verbonden kosten zullen, voor zover deze als redelijk zijn aan te merken, worden gedragen door ECM dialoog. Door de directie wordt een regeling voor vacatiegelden en een vergoeding voor reis- en onkosten voor de leden van de Klachtencommissie en de te raadplegen deskundigen vastgesteld.

2.10 De leden van de Klachtencommissie en de directie en anderen die vanwege hun functie of hun deskundigheid bij de behandeling van een klacht zijn betrokken, hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hen uit hoofde van hun functie als lid van de Klachtencommissie dan wel uit hoofde van hun betrokkenheid bij de klacht bekend is geworden.

2.11 Deze geheimhoudingsplicht blijft onverkort van kracht na beëindiging van de werkzaamheden voor de Klachtencommissie of voor ECM dialoog. De geheimhoudingsplicht vervalt indien enig wettelijk voorschrift betrokkene tot bekendmaking verplicht of de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit uit zijn taak bij de uitvoering van het reglement.

Artikel 3: indienen van een klacht

• Klachten kunnen worden ingediend door opdrachtgevers of door derden, en hebben betrekking

op het beroepsmatig handelen van een medewerker van ECM dialoog.

• Een klacht wordt per e-mail ingediend bij het secretariaat van ECM dialoog.

• Een klacht bevat tenminste:

1. Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de klager;
2. Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de werknemer op wie de klacht betrekking heeft;
3. Gegevens over de inhoud van het project;
4. Een deugdelijke onderbouwde omschrijving van de klacht, voorzien van relevante feiten en – indien mogelijk- onderbouwd met schriftelijke stukken, waaronder correspondentie met de medewerker van ECM dialoog;
5. Informatie over hetgeen is ondernomen om te komen tot een oplossing van de klacht.

• Binnen twee weken na ontvangst van de klacht bij het secretariaat ontvangt de klager een

ontvangstbevestiging per e-mail van de Klachtencommissie. De Klachtencommissie correspondeert met klager en coach per e-mail, tenzij bijzondere omstandigheden aanleiding geven daarvan af te wijken.

• Indien één of meer van de in art. 3.3 genoemde gegevens ontbreken verzoekt de

Klachtencommissie de klager om deze gegevens binnen één week alsnog te verstrekken.

Artikel 4: behandeling van een klacht

4.1 Klager wordt in zijn klacht niet ontvankelijk verklaard indien:

1. De klacht anoniem wordt ingediend;
2. De feiten, omstandigheden of gebeurtenissen waarover wordt geklaagd langer dan 18 maanden vóór indiening van de klacht hebben plaatsgevonden, tenzij klemmende redenen de overschrijding van deze termijn rechtvaardigen;
3. Door de klager – ook na het verzoek om deze alsnog te verstrekken – niet de volgens artikel 3.3a tot en met 3.3e minimaal vereiste gegevens worden gedeeld.

De Klachtencommissie zal een klacht niet (verder) behandelen als de klager de klacht intrekt, tenzij de Klachtencommissie op basis van de haar ter beschikking staande informatie meent dat het in het belang van ECM dialoog is dat de procedure wordt voortgezet, ook al zal klager daarbij niet langer betrokken zijn.

4.2 Indien de Klachtencommissie van mening is dat de gegevens die de klager heeft toegezonden compleet zijn en een voldoende duidelijk beeld geven over de klacht, stuurt zij de klacht toe aan de medewerker van ECM dialoog over wie geklaagd wordt. Partijen worden alsdan op de hoogte gesteld van de namen van de leden van de Klachtencommissie die over de klacht zullen oordelen.

4.3 De Klachtencommissie verzoekt de beklaagde medewerker van ECM dialoog binnen vier weken te reageren op de klacht. Deze termijn kan op een daartoe strekkend gemotiveerd verzoek van de medewerker door de Klachtencommissie worden verlengd. Van een dergelijke verlenging stelt de Klachtencommissie de beklaagde medewerker en de klager op de hoogte.

4.4 De Klachtencommissie kan besluiten om één van haar leden te belasten met de uitvoering van een vooronderzoek, ter verzameling van (nadere) feiten en omstandigheden die de commissie nodig heeft voor de beoordeling van de klacht. Indien de Klachtencommissie één van haar leden daartoe aanwijst, worden klager en medewerker daarvan op de hoogte gesteld.

4.5 De Klachtencommissie kan, indien zij zich op basis van de binnengekomen stukken geen oordeel kan vormen over de klacht, partijen verzoeken om nadere inlichtingen te verschaffen, hun standpunt nader toe te lichten dan wel besluiten om een nader onderzoek te gelasten. In plaats hiervan of in aanvulling hierop kan de Klachtencommissie ook besluiten om partijen uit te nodigen om mondeling gehoord te worden in een hoorzitting.

4.6 De Klachtencommissie kan desgewenst andere personen die enige betrokkenheid hebben bij de gebeurtenissen waarop de klacht betrekking heeft om informatie vragen dan wel oproepen en horen. Klager en beklaagde medewerker krijgen gelegenheid op de inhoud van de aldus verkregen informatie te reageren.

4.7 In geval er een hoorzitting wordt gehouden, worden betrokkenen in beginsel in aanwezigheid van de andere partij gehoord. Indien de klager of de beklaagde medewerker tegen wie de klacht gericht is daarom verzoekt en klemmende redenen daartoe aanleiding geven, kan de klachtencommissie besluiten om de hoorzitting buiten aanwezigheid van de andere partij te laten plaatsvinden.

4.8 Klager en medewerker kunnen zich tijdens de klachtprocedure door een adviseur laten bijstaan.

Als aan deze adviseur een volmacht is verstrekt zal de Klachtencommissie haar correspondentie desgevraagd richten tot de adviseur. De adviseur kan de klager of medewerker ook bijstaan tijdens een hoorzitting, mits de klager of medewerker daarbij ook zelf aanwezig is. Van deze laatste regel kan worden afgeweken op grond van klemmende redenen.

4.9 De klachtenprocedure is kosteloos. De eventuele kosten van (rechts)bijstand, reiskosten

deskundigenbijstand en andere kosten die partijen maken met het oog op de klachtenprocedure worden door partijen zelf gedragen.

4.10 De Klachtencommissie kan deskundigen, op eigen initiatief of op verlangen van één van beide partijen verzoeken of toestaan de hoorzitting bij te wonen. Het is ter beoordeling van de Klachtencommissie of een dergelijk verzoek van een partij al dan niet zal worden ingewilligd.

Artikel 5: uitspraak van de Klachtencommissie

• De Klachtencommissie streeft ernaar tot een uitspraak te komen binnen zes maanden na de dag

van indiening van de klacht. Indien de Klachtencommissie die termijn dreigt te overschrijden, bericht zij partijen daarover onder vermelding van de tijdspanne die de behandeling tot de uitspraak naar verwachting nog zal vergen.

• De Klachtencommissie kan een klager in zijn klacht niet ontvankelijk verklaren, dan wel de klacht

ongegrond dan wel geheel of gedeeltelijk gegrond verklaren.

• De Klachtencommissie grondt haar oordeel op de inhoud van de gewisselde stukken en verstrekte gegevens alsmede – indien van toepassing – op grond van het besprokene tijdens de

hoorzitting en al hetgeen op basis van eigen wetenschap als vaststaand kan worden aangemerkt.

• De Klachtencommissie beslist bij meerderheid van stemmen. Staken de stemmen dan geeft de

stem van de (plaatsvervangend) voorzitter de doorslag.

• In het geval een klacht geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard kan de

klachtencommissie, indien zij van mening is dat er sprake is van een ernstige mate van verwijtbaarheid aan de zijde van de beklaagde medewerker, besluiten de medewerker een berisping of een ernstige berisping op te leggen.

• De Klachtencommissie motiveert haar uitspraak schriftelijk en zendt deze aan beide partijen

en gelijktijdig in afschrift aan de directie. De Klachtencommissie kan haar uitspraak, zelfs als deze uitmondt in de niet-ontvankelijkheid van klager in zijn klacht, vergezeld doen gaan van een (niet-bindende) aanbeveling aan de beklaagde medewerker waartegen de klacht is gericht, aan de directie van ECM dialoog, dan wel aan beiden. Een dergelijke aanbeveling zou kunnen luiden dat de Klachtencommissie de directie adviseert om de arbeidsrelatie met de medewerker al dan niet tijdelijk te beëindigen.

• Als de in artikel 5.6 bedoelde aanbeveling(en) gericht is (zijn) aan de beklaagde medewerker,

informeert deze binnen twee maanden na ontvangst daarvan de directie van ECM dialoog of de aanbeveling(en) hem ertoe brengt (brengen) maatregelen te treffen.

• Als de in artikel 5.6 bedoelde aanbeveling(en) gericht is (zijn) aan de directie van ECM dialoog,

bericht de directie binnen twee maanden na ontvangst daarvan haar leden via de mail of het naar aanleiding van de uitspraak maatregelen zal treffen en zo ja welke.

• Ten behoeve van de interne publicatie van de uitspraak stelt de Klachtencommissie aan de

directie tevens een geanonimiseerde versie van de uitspraak ter beschikking.

Artikel 6: door de directie op te leggen maatregelen

6.1 In het geval de Klachtencommissie in haar uitspraak de klacht – al dan niet gedeeltelijk –

gegrond heeft verklaard, kan de directie besluiten een maatregel jegens de betreffende

medewerker te treffen.

• Een jegens een medewerker te treffen maatregel kan het volgende inhouden:

1. Gegrond verklaring zonder oplegging van een maatregel;
2. Een waarschuwing en de daarbij te nemen maatregel om herhaling te voorkomen;
3. Het nemen van een rechtspositionele maatregel.

• Alvorens een besluit te nemen over een te treffen maatregel treedt de directie in overleg met de

medewerker. De medewerker kan zich bij dit overleg desgewenst laten bijstaan door een adviseur of vertrouwenspersoon.

• Na overleg met de medewerker neemt de directie een besluit tot het al dan niet treffen van een

maatregel.

Contactgegevens

Organisatieadviesbureau ECM dialoog B.V.

Adres: Laan 9

8071 JG Nunspeet

Telefoonnummer: 0525 661 697

Mailadres secretariaat: info@ecmdialoog.nl

Extern vertrouwenspersoon:

Deviaa: vertrouwenspersoon@deviaa.nl of 078-4444000

Verdere contactgegevens op te vragen via info@ecmdialoog.nl of bel 0525 661 697